Posezení se zástupci společnosti Siemens bylo zajímavé a informačně přínosné. Sešli jsme se s paní Zuzanou Hottmarovou, která donedávna pracovala jako HR specialistka zaměřená na vzdělávání zaměstnanců firmy a nově spravuje interní žádosti o dotace z evropských fondů, a s panem Tomášem Růžičkou, pro nějž jsou evropské peníze a jejich získávání nástrojem rozvoje obchodu a který vede v českém Siemensu EU kompetenční centrum.

Jak jste úspěšní v získávání evropských financí?
Zatím se nám daří a všechny naše podané žádosti byly úspěšně schváleny. Základ našeho úspěchu vidíme v celkovém koncepčním pohledu, který při řešení našich projektů uplatňujeme. Naše žádosti sestavujeme ve spolupráci s externími partnery. Není to ovšem tak, že by externí partner vypracovával celý projekt za nás. Většinu projektu zpracováváme my a přizvaný externí partner vystupuje v roli jakéhosi administrátora, tedy toho, kdo se nám pomůže s administrativní stránkou žádosti a komunikací projektu směrem k Bruselu.

Jaké jsou právě vaše zkušenosti s, nechci říct přímo bruselštinou, ale zkrátka projevy na opačné straně. Když řeknu „Evropský úředník“, jestlipak se vám vybaví byrokrat, komplikátor....?
Naše zkušenosti jsou zatím vesměs pozitivní. I když všeobecný názor na bruselské úředníky je jiný, musím říci, že komunikace s nimi je dobrá. Záleží totiž také na aktivním osobním přístupu žadatelů. My s úředníky, kteří mají naše žádosti na starosti, během celého žadatelského procesu pravidelně komunikujeme. Pokud je to možné, vyplatí se i osobní setkání. Důležité je i žádost o zpětnou vazbu a další informace. Klademe otázky typu: „Děláme to správně? Potřebujeme od vás tyhle informace, máme je aktuální? Když jsme to napsali takhle, hrozí nějaké konsekvence?“ V jednu chvíli ale tato komunikace musí skončit, protože nastává hodnotící proces, do něhož ze zákona zasahovat nemůžeme. Proto se o to více snažíme v první fázi. Snahou je získat co největší publicitu projektu u lidí, kteří nám pak dávají informace. Jsou-li o našem projektu zevrubně informováni, mohou nám zpětně poskytnout informace, které požadujeme my.

Osobní přístup, komunikace a publicita jsou tedy základní doprovodné aktivity žadatelského procesu?
Ano. Právě nekomunikace a malý důraz na sebeprezentaci bývá největší chybou žadatelů. Je také třeba být úředníkům nablízku. I když dnes můžete téměř všechny informace čerpat z internetu, osobní lidský kontakt s úředníky je neocenitelný. Není se třeba ostýchat. My jsme se zatím například nesetkali s úředníkem, který by nás vyloženě odmítl. Jejich reakce bývá spíše opačná - když vidí náš zájem, tak se snaží nám vyjít vstříc. Nejhorší bývá, když se problémy neřeší. My se je snažíme nejen neustále řešit, ale jim i předcházet. Je to samozřejmě velmi náročné na čas a zkušenosti.

Co byste poradil menším firmám, které nemají tolik zkušeností a odborníků?
Siemens má tu výhodu, že tu pracuje celé jedno oddělení, které se může žádostmi zabývat takto intenzivně a zeširoka. V malých firmách čas, zdroje a lidé s potřebným know-how logicky často chybí. Proto spolupráce s externími specializovanými poradci je pro úspěch žádosti mnohdy nevyhnutelná. Ostatně i tak velká firma, jako je Siemens, služeb externích poradců využívá. To základní, idea celého projektu, je ale vždy na samotném žadateli. Nikdy totiž externí lidé nemohou postihnout všechny detaily připravované žádosti tak, jako samotný žadatel. Mohou vám s projektem pomoci, ale ne jej celý vymyslet a napsat za vás tak, aby měl šanci na úspěch.

Máte jako nadnárodní korporace zkušenosti s čerpáním dotací v ostatních státech Evropy?
Siemens je celosvětový koncern. V Evropě máme zastoupení v každé zemi, takže můžeme porovnávat. V některých zemích dokážeme dotace čerpat rychleji než v České republice.

Kde například?
Třeba v Irsku. V minulých desetiletích maximálně zjednodušilo administrativu, takže tam, s nadsázkou řečeno, dostanete velké peníze na pouhý vyplněný list papíru. Podnikatelé, zvláště ti menší, tak mají zajištěn rychlý přístup k finančním prostředkům na uskutečnění svých projektů. U nás se daleko více dbá na ochranu proti možnému zneužívání dotací. Tento přístup samozřejmě ovlivňuje délku žadatelského procesu. Naši úředníci se také oproti svým západním kolegům teprve celou agendu učí, vždyť máme za sebou teprve první programové období. V dalších obdobích již budou naši úředníci zpracovávat žádosti rychleji. A samozřejmě, učí se i samotní žadatelé. Proto věřím, že v dalších letech budou předkládané žádosti kvalitnější a budou rychleji zpracovávány zkušenějšími úředníky. Celý proces tak bude hladší a rychlejší. Všichni dohromady také budeme lépe vědět, jak najít způsob využití vyčleněných financí EU, jak o finance žádat a poté jak dokazovat jejich správné využití. Dalším důležitým faktorem je vzájemná zpětná vazba mezi žadateli a poskytovateli. Společné vyhodnocení projektů dává předpoklad k zlepšení procesu na obou stranách, z čehož bude ve výsledku profitovat celý systém. Jeho správné nastavení a neustále ladění tak, aby odrážel aktuální situaci, je v zájmu všech.

Siemens je velká společnost. Předpokládám, že důležité je i vyladění spolupráce v rámci jednotlivých oddělení.
Ano, v tak velké firmě, jakou Siemens je, je komunikace s ostatními organizačními celky nezbytná. Spolupracujeme především s odděleními Human Resources a Business & Development. Protože příprava každé žádosti, týkající se například vzdělávání, má vlastně dva rozměry. Žádost musí být perfektní nejen po obsahové stránce, na které spolupracujeme s oddělením Human Resources, ale musí i obsahovat všechny formální náležitosti, s čímž nám pomáhá oddělení Business & Development. Snažíme se tedy mít nejen dobrou konzultační firmu, ale také spolupracovat s odděleními uvnitř firmy. Tento fungující trojúhelník – naše oddělení, ostatní interní oddělení a externí poradce - považuji za jádro úspěchu naší firmy. Poté přichází proces podání žádosti a intenzivní komunikace s úřady.

Výsledkem vašich zkušeností je tedy doporučení osobně jednat s úředníky, ne jen posílat balíčky na poštu. Zmiňovali jste třeba malou, pětičlennou firmu. Já mívám vždycky pocit, že když taková společnost žádá o dotace, že si představuje, že jim nějaká obrovská Evropa spustí z letadla balíček peněz. Vy doporučujete přistupovat k evropským úředníkům jaksi rovněji.
Ano, znovu opakuji, že nejdůležitější je blízký kontakt a otevřená komunikace. Na konci každého procesu, díky kterému jsou finance rozdělovány, jsou vždycky lidé z masa a kostí, kteří jsou zodpovědní za danou kapitolu. Čím více informací tito lidé dostanou a čím více vás tito lidé budou mít šanci poznat, tím lépe pro vás. Je to jako v každé jiné lidské činnosti - osobní kontakt, poskytnutí dodatečných informací, vysvětlení kritických bodů, vyjádření zájmu a pravidelná komunikace jsou základem úspěchu. Ten, kdo si myslí, že uspěje tím, že svůj projekt jen pošle, a peníze mu pak spadnou do klína, je na velkém omylu. Neexistuje žádná velká Evropa, z které padají peníze bez ladu a skladu. Za vším jsou konkrétní, hierarchicky rozdělení lidé, s kterými je nutné komunikovat. Občas se stane, že dojde k personální obměně či dojde k nepřesnému předání informací, což tu a tam má vliv na rozhodovací proces. I proto je nezbytné, abychom byli bruselským úředníkům na blízku.

A zároveň není nic špatného na tom říct „s tímhle nejsem spokojen, tuhle část procesu navrhuji vylepšit“.
Přesně tak.

Očekáváte, výhledově, že se budeme přibližovat v efektivnosti a rychlosti vyjednávání s evropskými sociálními fondy například Irsku?
Myslím, že základní postupy u nás zůstanou zhruba stejné. Co se v čase mění, zkušenost úředníků a přístup žadatelů. Čím dál tím více jsou jejich žádosti a komunikace s Bruselem profesionálnější. Je stále méně žadatelských projektů, které vznikají snad jen proto, aby vznikly. Velmi důležitá je následné využití získaných financí, tak aby úspěšný žadatel mohl na konci ukázat, že peníze dokázal využít způsobem, který ve své žádosti popsal. Kdybych mohl mluvit za poskytovatele dotací, tak bych říkal žadatelům: „Zvažte svou žádost, stanovte si jasný, konkrétní cíl, to je úplně to nejdůležitější. Stejně jako u každého podnikatelského záměru.“

-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=

Otázka: Existuje vzdělávací společnost, která administruje dotační projekty?
Odpověď: Ano, třeba ECS Edconsia.